Anleitung Roomz Reservationssystem

Anleitung Roomz Reservationssystem

Für welche Anwender ist dieser Artikel relevant:
Verwaltung Zug

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Informationen

Herzlich willkommen!

Mit dem Roomz Display sind die Buchungsinformationen direkt am Sitzungszimmer im Blick. Ausserdem können auch kurzfristig Sitzungszimmer reserviert werden. Falls Sitzungen früher als geplant zu Ende sind, kann das Sitzungszimmer wieder frei gegeben werden.

Sitzungen können natürlich nach wie vor per Outlook gebucht werden. Die Synchronisation vom Outlook Kalender zum Roomz Display dauern allerdings 15 Minuten, die Details der Buchung sind auf dem Display nicht ersichtlich (analog Outlook). Alternativ können die Buchungsinformationen im Roomz aber auch manuell aktualisiert werden. (Ansicht – refresh auf dem Display).

In den Sitzungszimmern sind zudem neu auch Bewegungsmelder eingebaut worden. Falls dieser innerhalb von 30 Minuten ab Sitzungsstart keine Bewegungen verzeichnet, wird das Sitzungszimmer freigegeben. Dasselbe auch bei Pausen von 30 Minuten.

Schritt für Schritt Anleitung

	Das Display aktualisiert sich automatisch. Es zeigt dir die aktuelle Verfügbarkeit eines Raumes und die vorherigen Reservierungen an. Aktueller Status und Folge-Meetings *Ansicht – refresh* um das Display manuell zu aktualisieren *Ansicht – Woche* um die Wochenansicht sehen zu können
	Wenn das Meeting früher endet als erwartet, kannst du den Raum wieder freigeben – drücke dazu die Funktion Freigeben und anschliessend auf bestätigen. Drücke *Freigeben* und anschliessend *bestätigen* um das Sitzungszimmer manuell freizugeben. Der Outlook Kalender des Sitzungszimmers wird automatisch aktualisiert.
	Das Sitzungszimmer kann auch spontan reserviert werden. Drücke dazu Reservieren und wähle die Dauer der Besprechung aus. Der Outlook Kalender wird entsprechend aktualisiert. Drücke *Reservieren* und wähle anschliessend die benötigte Zeit aus. Der Outlook Kalender des Sitzungszimmers wird automatisch aktualisiert.